Arkusz audytu na pięć dni
Ćwiczenie do lekcji Jak wybrać proces do automatyzacji: audyt tygodnia. Teorię masz za sobą — teraz wykonaj to na własnym agencie albo w dowolnym czacie z modelem. Bez tego kroku kurs zostaje wiedzą, która nie zmienia niczego w Twojej pracy.
Co powinieneś już wiedzieć z teorii
- Pamięć wskazuje proces najbardziej irytujący, zapis wskazuje ten, który zjada najwięcej godzin. To zwykle dwa różne procesy.
- Pięć dni roboczych, zapis po każdej czynności, wspólny arkusz z kolumnami o źródle zadania i miejscu wyniku.
- Sito: co najmniej pięć wystąpień tygodniowo, jedno źródło wejścia i jedno miejsce wyniku, błąd tani i wykrywalny tego samego dnia.
- Z procesów, które przeszły sito, wybierz najczystszy, a nie najbardziej czasochłonny.
Co masz zrobić
Załóż jeden wspólny arkusz i wpuść do niego dwie do czterech osób wykonujących najwięcej pracy powtarzalnej. Kolumny: data, czynność jednym zdaniem, godzina rozpoczęcia i zakończenia, skąd przyszło zadanie, gdzie wylądował wynik. Zapis następuje po każdej czynności, nigdy z pamięci następnego dnia. Na koniec tygodnia oddaj arkusz do analizy.
Wklejam tydzień notatek z arkusza audytu (kolumny: data, czynność, start, koniec, źródło zadania, miejsce wyniku). Zgrupuj czynności w powtarzalne procesy. Dla każdego procesu podaj: liczbę wystąpień w tygodniu, łączny czas, liczbę różnych źródeł wejścia i liczbę różnych miejsc, w których ląduje wynik. Posortuj malejąco po łącznym czasie. Na końcu wskaż trzy procesy o najmniejszej liczbie źródeł wejścia i największym łącznym czasie. Bez rekomendacji marketingowych, same liczby i krótkie uzasadnienie.
Gotowe, gdy:
Gdzie to się najczęściej sypie
Zanim uznasz ćwiczenie za zrobione, sprawdź, czy nie wpadłeś w któreś z tych miejsc. Każde widzieliśmy więcej niż raz.
- Notowanie zlecone ochotnikom. Zgłaszają się ci, którzy mają już pomysł na automatyzację, więc audyt potwierdza założoną tezę zamiast ją sprawdzić.
- Zapis raz na godzinę zamiast po czynności. Krótkie wejścia do systemów znikają z listy, a to zwykle one sumują się do kilku godzin tygodniowo.
- Wybór procesu o największym wolumenie zamiast najczystszym wejściu. Proces z czterystoma zgłoszeniami, z których co drugie przychodzi telefonicznie, zablokuje wdrożenie już na etapie zbierania danych.
- Audyt w tygodniu nietypowym, na przykład przed zamknięciem kwartału. Pół roku później okazuje się, że zautomatyzowany proces występuje cztery razy w roku.
Nie masz jeszcze na czym ćwiczyć?
Agent w chmurze EU startuje w około minutę. Pierwsza subskrypcja pakietu Premium ma 5 dni za darmo, a kurs czytasz dalej niezależnie od tego.
Zobacz plany