RODO i AI Act: co przygotować, zanim zapyta prawnik

Cztery pytania, na które prawnik chce odpowiedzi na piśmie

Rozmowa z działem prawnym idzie szybko, gdy przychodzisz z odpowiedziami, i ciągnie się tygodniami, gdy przychodzisz z pytaniem „czy możemy?”. Cztery pozycje zamykają zwykle większość tematu, a każdą da się przygotować w jedno popołudnie.

Pierwsza: gdzie fizycznie stoi instancja agenta i gdzie leżą logi rozmów. Odpowiedź „chmura EU” jest dobra, tylko przygotuj się na dopytanie o kraj i dostawcę infrastruktury: nasza stoi u Hetznera w Unii, co bywa mylone z „polską chmurą” i nią nie jest. Ta różnica nie zmienia niczego pod RODO, zmienia natomiast to, czy Wasza dokumentacja mówi prawdę.

Druga: kto jest podprzetwarzającym. Dostawca modelu językowego jest nim zawsze i musi znaleźć się na liście, nawet gdy sama platforma stoi w Europie. Do tego dochodzi dostawca każdego kanału, przez który agent rozmawia: przy kilkunastu dostępnych komunikatorach, wśród których nie ma Messengera, każdy podpięty kanał to osobna pozycja na liście, a nie szczegół konfiguracji.

Trzecia: jak długo trzymacie logi rozmów i kto ma prawo je czytać. Czwarta: co robicie, gdy klient zażąda usunięcia swoich danych. Te dwie idą parą, bo bez ustalonego terminu kasowania nie da się obsłużyć żądania usunięcia w sposób, który potem da się udokumentować. Zastrzeżenie stawiamy wprost: to nie jest porada prawna i nie zastąpi rozmowy z Waszym inspektorem ochrony danych.

Umowa powierzenia i drugi komplet papierów przy własnym kluczu

DPA, czyli umowa powierzenia przetwarzania danych, rzadko bywa dołączana do regulaminu. U większości dostawców, także u nas, udostępnia się ją na żądanie: piszecie, dostajecie dokument, podpisujecie. Zajmuje to kilka dni i regularnie ląduje na końcu listy zadań, tuż po starcie produkcyjnym. Powinno być odwrotnie: mail wysyłacie w tygodniu, w którym zaczynacie konfigurację.

Przy własnym kluczu API sprawa się rozdziela. Treść rozmów idzie wtedy bezpośrednio do dostawcy modelu, z którym macie osobną relację, więc potrzebujecie dwóch dokumentów: od platformy i od dostawcy modelu. Anthropic, OpenAI i Google mają własne wzory dla klientów biznesowych i udostępniają je na wniosek.

Przy okazji sprawdźcie w umowie dwie rzeczy, które łatwo przeoczyć: czy dane przesyłane przez API służą do trenowania modeli i jak długo dostawca trzyma je u siebie. Odpowiedzi bywają różne między planem konsumenckim a biznesowym tego samego dostawcy, więc zajrzenie na stronę marketingową nie wystarczy. Ta sama ostrożność dotyczy pięciodniowego okresu próbnego, jest on wyłącznie w pakiecie Premium, a testujecie na prawdziwych danych, więc papiery powinny być gotowe wcześniej, nie po.

Lipcowy omnibus przesunął terminy, tylko nie ten Wasz

Jeśli ktoś w firmie powiedział Wam latem, że AI Act został przesunięty, miał częściowo rację, i lepiej wiedzieć, w której części. Digital Omnibus, pierwsza nowelizacja rozporządzenia, ukazał się w Dzienniku Urzędowym UE 24 lipca 2026 roku jako Rozporządzenie (UE) 2026/1744 i wszedł w życie trzy dni później, 27 lipca, w trybie pilnym, bo do pierwotnego terminu zostało kilka dni.

Przesunięcia dotyczą systemów wysokiego ryzyka. Obowiązki dla samodzielnych systemów z Załącznika III przesunięto z 2 sierpnia 2026 na 2 grudnia 2027, głównie dlatego, że nie ma gotowych norm zharmonizowanych. Systemy wbudowane w produkty regulowane z Załącznika I (maszyny, wyroby medyczne, zabawki) dostały czas z 2 sierpnia 2027 do 2 sierpnia 2028.

Czego omnibus nie ruszył: obowiązków przejrzystości z art. 50. Wymóg z ust. 1, żeby rozmówca wiedział, że pisze z AI, jest stosowany od 2 sierpnia 2026 bez karencji; okres przejściowy do 2 grudnia 2026 zastrzeżono dla oznaczania treści syntetycznych z ust. 2 w systemach wprowadzonych do obrotu wcześniej. Jedyny przepis, który realnie dotyczy zwykłego agenta obsługującego klientów, został dokładnie tam, gdzie był.

Nowelizacja dołożyła też nowy zakaz do art. 5: systemy generujące intymne deepfake'i, w tym aplikacje typu nudify, oraz materiały CSAM, z okresem przejściowym do 2 grudnia 2026. W typowej firmie to przepis do przeczytania i odłożenia, chyba że ktoś podpina agentowi generator obrazów bez filtrów i wystawia go na zewnątrz. Wtedy przestaje być abstrakcją.

Art. 50 ma cztery ustępy, a znacie tylko pierwszy

Ustęp pierwszy omówiliśmy w lekcji siódmej: rozmówca ma wiedzieć, że pisze z systemem AI, i załatwia to jedno zdanie w powitaniu. Trzy pozostałe zaskakują firmy częściej, bo dotyczą nie samej rozmowy, tylko treści, które agent produkuje.

Ustęp drugi nakłada na dostawców systemów generujących syntetyczne audio, obraz, wideo lub tekst obowiązek oznaczania wyników w formacie czytelnym maszynowo, znakiem wodnym albo metadanymi. Formalnie to obowiązek dostawcy modelu, praktycznie schodzi na Was w chwili, w której publikujecie wygenerowane treści pod własną marką i ktoś pyta, skąd pochodzą.

Ustęp trzeci dotyczy rozpoznawania emocji i kategoryzacji biometrycznej: osoby, wobec których takie systemy są używane, trzeba poinformować, a dane przetwarzać zgodnie z RODO. Ustęp czwarty mówi o deepfake'ach oraz o tekstach publikowanych po to, żeby informować opinię publiczną w sprawach będących przedmiotem zainteresowania publicznego, i te wymagają oznaczenia, chyba że przeszły weryfikację redakcyjną i ktoś ponosi za nie odpowiedzialność redakcyjną. Kto pisze agentem bloga firmowego, właśnie znalazł swój przepis.

Wyłączenia są dwa i oba wąskie: systemy dopuszczone prawem do wykrywania i ścigania przestępstw oraz osoby fizyczne używające AI w czysto osobistej działalności pozazawodowej. Do tego dochodzą wytyczne Komisji Europejskiej z lipca 2026, niewiążące, ale będą punktem odniesienia dla regulatorów i sądów, oraz dobrowolny Kodeks postępowania sfinalizowany w czerwcu 2026, który proponuje wspólną ikonę dla deepfake'ów i podejście wielowarstwowe: widoczna etykieta plus niewidoczne metadane. Jeśli macie cokolwiek oznaczać, oznaczajcie tak jak kodeks. Taniej niż wymyślać własny standard i tłumaczyć go potem klientowi.

Osiem obszarów, w które nie wolno wejść przypadkiem

Załącznik III wymienia osiem obszarów wysokiego ryzyka: biometrię, infrastrukturę krytyczną, edukację i szkolenia zawodowe, zatrudnienie i zarządzanie pracownikami, dostęp do usług publicznych i prywatnych łącznie ze scoringiem kredytowym i oceną ryzyka ubezpieczeniowego, ściganie przestępstw, migrację i kontrolę granic oraz wymiar sprawiedliwości i procesy demokratyczne. Firma, która nie robi żadnej z tych rzeczy, ma z tej listy jeden obowiązek: nie wejść w nią przypadkiem.

Przesunięcie terminu na 2 grudnia 2027 nie jest zielonym światłem i to najczęstsze nieporozumienie ostatnich tygodni. Przesunięto moment, od którego trzeba spełnić wymagania (dokumentację, ocenę zgodności, nadzór), a nie samą kwalifikację zastosowania jako wysokiego ryzyka. Na to nakłada się warstwa umowna, tylko trzeba ją czytać dosłownie: regulamin ClawLabs wyklucza w §8 systemy biometryczne, systemy oceny kredytowej i systemy rekrutacyjne oparte wyłącznie na AI, niezależnie od kalendarza unijnego, a to wyłączenie obowiązuje od dnia podpisania umowy, nie od 2027 roku. Ocena pracowników i monitoring wydajności zostają po stronie człowieka na innej podstawie, punktu 4 Załącznika III, a nie regulaminu.

Granica przebiega gdzie indziej, niż zwykle się ją stawia. Nie liczy się, czy agent „formalnie podejmuje decyzję”, tylko czy jego wynik przesądza sprawę. Jeśli rekruter dostaje pięć nazwisk z czterdziestu, a pozostałych trzydziestu pięciu nigdy nie zobaczy, to wybrał system, choćby procedura mówiła co innego i choćby pod dokumentem widniał ludzki podpis.

Zostaje sporo pracy, której nikt nie zabrania. Agent może odpowiadać kandydatom na pytania o przebieg procesu, umawiać terminy rozmów, spisywać notatki ze spotkania, przypominać o brakujących dokumentach, pilnować terminów odpowiedzi. Cała obsługa wokół decyzji jest dozwolona. Sama decyzja nie.

Polski nadzór ma nazwę, kompetencje i piaskownicę

Ustawa o systemach sztucznej inteligencji została podpisana 24 lipca 2026 roku i wchodzi w życie zasadniczo po czternastu dniach od ogłoszenia, czyli w sierpniu, z odrębnymi terminami dla części procedur organizacyjnych. Skład Komisji Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji opisaliśmy w lekcji siódmej; przy wdrożeniu ważniejsze jest to, co ta komisja może zrobić.

KRiBSI będzie mogła wycofywać systemy AI z rynku, wydawać zakazy i ograniczenia użytkowania, rozpatrywać zgłoszenia obywateli, wydawać opinie indywidualne oraz nakładać sankcje administracyjne. Zwróćcie uwagę na trzecią pozycję: wejściem do postępowania bywa nie kontrola, tylko niezadowolony klient, który wysłał zgłoszenie. To zmienia rachunek ryzyka, bo klientów macie więcej niż kontroli.

Czwarta pozycja jest za to narzędziem dla Was. Opinia indywidualna to sposób na rozstrzygnięcie wątpliwości, gdy zastosowanie ociera się o listę wysokiego ryzyka, zamiast zgadywania i liczenia, że nikt nie zapyta. Koszt: jedno pismo i cierpliwość.

Ustawa przewiduje też piaskownice regulacyjne. Art. 57 AI Act wymaga, żeby państwo uruchomiło co najmniej jedną do 2 sierpnia 2026 r., ale przewodniczący KRiBSI ma zostać powołany w ciągu dwóch miesięcy od wejścia ustawy w życie, a cała Komisja w ciągu trzech, więc realnie piaskownica ruszy jesienią 2026 r. Komisja może w niej zezwolić na odstępstwo od części przepisów na czas testowania technologii. Mikro, mali i średni przedsiębiorcy są zwolnieni z opłat, duże firmy płacą jednorazowo trzykrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę. Dla małej firmy to bezpłatna ścieżka sprawdzenia pomysłu, który inaczej trzeba by odłożyć na rok.

Minimum papierowe na jedno popołudnie

Nie trzeba budować systemu zarządzania zgodnością. Sześć pozycji zamyka większość realnego ryzyka i mieści się w kilku godzinach pracy jednej osoby, o ile ta osoba ma nazwisko, a nie nazwę działu.

Największą wartość ma punkt o retencji. Domyślnie logi rosną w nieskończoność, a każdy dzień przechowywania to kolejny dzień, w którym te dane można komuś wydać albo stracić. Termin wpisany do dokumentu i człowiek, który go pilnuje, załatwiają to lepiej niż jakiekolwiek narzędzie.

Ostatnia rzecz dotyczy trwałości. Ta teczka nie jest jednorazowa: odświeżacie ją przy każdym nowym kanale, każdym nowym typie danych i każdej zmianie zakresu agenta. Wpiszcie ją jako pozycję miesięcznego przeglądu z lekcji osiemnastej, a nie jako osobny projekt zgodnościowy, bo osobne projekty zgodnościowe umierają w drugim kwartale.

• Wpis w rejestrze czynności przetwarzania: kategorie danych, cel, podstawa prawna, odbiorcy.
• Podpisana umowa powierzenia z platformą, a przy własnym kluczu API także z dostawcą modelu.
• Lista podprzetwarzających obejmująca dostawcę modelu i dostawcę każdego podpiętego kanału.
• Ustalony okres przechowywania logów rozmów i osoba odpowiedzialna za ich kasowanie, wskazana z imienia.
• Zdanie w polityce prywatności o użyciu systemu AI w obsłudze i o tym, dokąd trafiają treści.
• Powitanie agenta z informacją, że jest systemem AI, oraz działająca ścieżka do człowieka: obowiązek z art. 50 ust. 1 od 2 sierpnia 2026.