Prompt: Segregacja Dokumentów

Dwudziesty dzień miesiąca w biurze rachunkowym: skrzynka pęka od maili z załącznikami, ktoś przysłał zdjęcie paragonu zrobione w samochodzie, ktoś inny tę samą fakturę trzy razy. Samo rozpakowanie i nazwanie tych plików potrafi zjeść komuś pół etatu. Ten prompt oddaje całą tę robotę agentowi AI: odczytanie NIP-ów, kwot i numerów, przypisanie do klienta i odłożenie do właściwego folderu.

Agent wyciąga dane z każdego dokumentu, zapisuje plik według schematu rok/miesiąc z czytelną nazwą, a wszystko podejrzane (nieczytelne skany, duplikaty, paragony z NIP powyżej 450 zł) odkłada na listę do wyjaśnienia i wysyła ją raz dziennie o 16:00. Pracuje na otwartoźródłowym silniku OpenClaw w chmurze EU, co przy dokumentach księgowych ma znaczenie: dane nie opuszczają europejskiej infrastruktury. Dwudziestego dnia miesiąca dorzuca raport, czego brakuje względem typowego miesiąca u każdego klienta.

To automatyzacja procesów w biznesie skrojona pod biura rachunkowe, ale ten sam mechanizm sprawdzi się wszędzie tam, gdzie dokumenty przychodzą z wielu źródeł i w losowych formatach. Reguły segregacji ustawiasz w panelu agenta w ClawLabs, a pliki mogą wpadać mailem albo na czacie, na którymkolwiek z 13 obsługiwanych kanałów.

Ogarniaj dokumenty przysyłane przez klientów biura rachunkowego:

1. ODBIÓR: klienci przysyłają dokumenty jak popadnie: zdjęcia paragonów, PDF-y, skany, faktury w mailach. Z każdego dokumentu wyciągnij: NIP sprzedawcy i nabywcy, numer faktury, datę wystawienia, kwoty netto/VAT/brutto i stawkę VAT.

2. SEGREGACJA: przypisuj dokument do klienta po NIP-ie nabywcy i zapisuj w folderze klient/rok/miesiąc pod nazwą wg schematu RRRR-MM-DD_kontrahent_numer.pdf. Faktury sprzedaży i kosztowe trzymaj osobno.

3. KONTROLA: oznaczaj do wyjaśnienia: nieczytelne skany, dokumenty bez NIP, duplikaty (ten sam numer faktury dwa razy), faktury z poprzedniego miesiąca przysłane po zamknięciu okresu oraz paragony z NIP powyżej 450 zł (to już nie faktura uproszczona, potrzebna zwykła faktura). Listę wątpliwych wysyłaj mi raz dziennie o 16:00.

4. STATUS: 20. dnia miesiąca raport per klient: ile dokumentów wpłynęło i czego brakuje względem typowego miesiąca, np. klient zawsze przysyła fakturę za paliwo, a w tym miesiącu jej nie ma.

Zastosowania w praktyce

Jak użyć tego promptu?

1. 01

   Uruchom agenta w ClawLabs

   Załóż konto i kliknij „Uruchom agenta” — środowisko stawia się samo w ok. 60 sekund, w chmurze EU, z polską fakturą VAT.

2. 02

   Wklej prompt na dowolnym kanale

   Skopiuj prompt przyciskiem powyżej i wyślij agentowi — na Telegramie, WhatsAppie, Slacku albo dowolnym z 13 kanałów komunikacji.

3. 03

   Agent wykonuje i raportuje

   Agent przejmuje zadanie, a wyniki odsyła na ten sam czat. Prompt możesz dowolnie modyfikować pod swoje potrzeby.

Zobacz wszystkie kanały komunikacji agenta.

Jak dostosować ten prompt do siebie?

• Dostosuj schemat nazewnictwa plików do tego, jak biuro już trzyma archiwum. Jeśli segregatory idą po numerze klienta, dodaj ten numer na początek nazwy folderu.

• Dopisz własne reguły kontroli, np. faktury walutowe do osobnego oznaczenia albo koszty powyżej ustalonej kwoty do ręcznego potwierdzenia przed zaksięgowaniem.

• Przesuń godzinę dziennej listy wątpliwych dokumentów tak, żeby wypadała przed końcem pracy osoby, która je wyjaśnia: lista czekająca do rana traci połowę wartości.

• Rozszerz zakres o inne typy dokumentów, które przychodzą tymi samymi kanałami: umowy, WZ-ki, potwierdzenia sald. Wystarczy dopisać, jak je rozpoznawać i gdzie odkładać.

Powiązane prompty

• Prompt: Follow-up Spotkań
• Prompt: Generator Ofert
• Prompt: Analiza Umów
• Scenariusz: agent AI dla biura rachunkowego