8 min czytania

Jak automatycznie przepisywać faktury z PDF do arkusza

Przepisywanie faktur do arkusza to zadanie, którego nikt nie broni. Jest powtarzalne, opisywalne i łatwe do sprawdzenia, więc nadaje się na pierwsze wdrożenie lepiej niż większość pomysłów.

Ma sens, gdy

Firmy przyjmujące od kilkunastu do kilkuset faktur miesięcznie w PDF, w miarę powtarzalnym układzie.

Odpuść, gdy

Faktury skanowane krzywo z telefonu i dokumenty odręczne. Tu wynik będzie loteryjny, a sprawdzanie zajmie tyle, co przepisanie.

Czego potrzebujesz

PDF ReaderCSV AnalyzerFile ManagerCron Scheduler

Wszystkie z katalogu skilli, włączasz je w panelu agenta.

Krok po kroku

  1. 1

    Zbierz dwadzieścia prawdziwych faktur

    Nie testuj na jednej. Weź dwadzieścia z ostatniego miesiąca, z różnych kontrahentów, i wrzuć do jednego katalogu. Ta próbka pokaże Ci, ile różnych układów naprawdę obsługujesz, a to zwykle inna liczba niż ta, którą podajesz z pamięci.

  2. 2

    Opisz dokładnie, czego szukasz

    W promptcie wypisz pola po nazwie: numer faktury, data wystawienia, termin płatności, kwota netto, kwota brutto, VAT, NIP sprzedawcy, nazwa sprzedawcy. Dopisz format daty, jakiego oczekujesz, bo inaczej dostaniesz trzy różne w jednym arkuszu.

  3. 3

    Ustal, co ma się stać przy niepewności

    To najważniejszy krok i najczęściej pomijany. Napisz wprost: jeśli któregoś pola nie da się odczytać jednoznacznie, wpisz w komórkę słowo SPRAWDZIC zamiast zgadywać. Dzięki temu filtrujesz arkusz po jednym słowie i widzisz wszystkie wątpliwe pozycje.

  4. 4

    Uruchom na próbce i porównaj ręcznie

    Przejdź te dwadzieścia wierszy własnymi oczami. To jedyna nudna godzina w całym wdrożeniu i jednocześnie ta, która decyduje, czy zaufasz wynikom. Notuj nie tylko błędy, ale też pola, które agent odczytał inaczej, niż zakładałeś.

  5. 5

    Dopiero teraz włącz harmonogram

    Gdy próbka wychodzi czysto, ustaw zadanie cykliczne: agent zagląda do katalogu raz dziennie, przetwarza nowe pliki i dopisuje wiersze. Przenoś przetworzone PDF-y do osobnego katalogu, żeby nie liczyć ich dwa razy.

Co psuje się najczęściej

Kwoty z przecinkiem trafiają do arkusza jako tekst

Wymuś w promptcie format z kropką dziesiętną i bez spacji jako separatora tysięcy. Arkusz przestanie traktować kwoty jak napisy i sumy zaczną działać.

Ta sama faktura pojawia się dwa razy

Dodaj sprawdzanie numeru faktury przed dopisaniem wiersza. Alternatywnie przenoś przetworzone pliki do innego katalogu, co jest prostsze i mniej zawodne.

Faktura korygująca liczona jak zwykła

Dopisz regułę rozpoznawania korekt i osobną kolumnę na typ dokumentu. Bez tego sumy będą zawyżone, a błąd wyjdzie dopiero przy rozliczeniu.

Częste pytania

Czy agent poradzi sobie ze skanami, a nie PDF-ami tekstowymi?+

Ze skanami dobrej jakości zwykle tak, ze zdjęciami z telefonu bywa różnie. Praktyczna granica przebiega tam, gdzie Ty sam musisz się wpatrywać, żeby odczytać kwotę. Jeśli Tobie zajmuje to chwilę, agent też się pomyli, tylko nie zasygnalizuje wahania.

Czy to zastąpi program księgowy?+

Nie i nie o to chodzi. To rozwiązuje etap wcześniej: przeniesienie danych z pliku do miejsca, w którym da się nimi pracować. Księgowość, rozliczenia i JPK zostają tam, gdzie były.

Co z RODO, skoro na fakturach są dane kontrahentów?+

Dane firmowe kontrahentów to zwykle nie dane osobowe, ale przy jednoosobowych działalnościach już bywają. Jeśli przetwarzacie takie faktury regularnie, warto ustawić własny klucz API modelu, żeby treść szła bezpośrednio do dostawcy, z którym macie umowę.

Inne poradniki

Podstawy tłumaczymy od zera w bezpłatnym kursie.

Przetestuj to na własnym agencie

Uruchomienie zajmuje około minuty, a pierwsza subskrypcja ma 5 dni za darmo.

Zobacz plany