Rejestr dokumentów przed pierwszym wgraniem
Ćwiczenie do lekcji Agent na wewnętrznych dokumentach: co wgrać, a czego nie. Teorię masz za sobą — teraz wykonaj to na własnym agencie albo w dowolnym czacie z modelem. Bez tego kroku kurs zostaje wiedzą, która nie zmienia niczego w Twojej pracy.
Co powinieneś już wiedzieć z teorii
- Trzy pytania przed wgraniem: kto odpowiada za aktualność, czy jest jedna wersja, czy treść może zobaczyć każdy uprawniony do rozmowy.
- Poza bazą zostają akta kadrowe, dokumenty pod NDA, prezentacje sprzedażowe, wersje robocze i archiwa mailowe.
- Właściciel z imienia i nazwiska w nagłówku, data obowiązywania w treści, jeden rejestr dokumentów w arkuszu.
- Agent nie rozpozna nieaktualnej treści i zacytuje ją z pełnym przekonaniem. Ratuje data przeglądu, cytowanie źródła i szybka ścieżka zgłoszeń.
Co masz zrobić
Nie zaczynaj od wgrywania plików, tylko od arkusza. Jeden wiersz na dokument, kolumny: nazwa, właściciel merytoryczny z imienia i nazwiska, data ostatniego przeglądu, data następnego przeglądu, miejsce wersji obowiązującej, decyzja (tak / nie / do uporządkowania). Do bazy trafiają wyłącznie wiersze z decyzją „tak”. Resztę zostawiasz w arkuszu z powodem, bo za kwartał ktoś zapyta, dlaczego tego nie ma.
Wklejam rejestr dokumentów rozważanych do bazy wiedzy agenta (kolumny: nazwa, właściciel, data ostatniego przeglądu, miejsce wersji obowiązującej, krótki opis zawartości). Dla każdego wiersza oceń trzy rzeczy: czy ma wskazanego właściciela będącego osobą, a nie działem; czy z opisu wynika, że istnieje jedna obowiązująca wersja; czy zawartość nadaje się do udostępnienia wszystkim pracownikom. Wypisz osobno dokumenty, które przechodzą wszystkie trzy warunki, i osobno te, które odpadają, z podaniem warunku, na którym poległy.
Gotowe, gdy:
Gdzie to się najczęściej sypie
Zanim uznasz ćwiczenie za zrobione, sprawdź, czy nie wpadłeś w któreś z tych miejsc. Każde widzieliśmy więcej niż raz.
- Wgranie całego dysku współdzielonego „na start”. Agent dostaje trzy wersje cennika i dwie procedury, zaczyna cytować losową, a zespół po dwóch tygodniach przestaje mu ufać.
- Właściciel dokumentu określony jako dział, a nie osoba. Przy zmianie ceny każdy zakłada, że zaktualizuje ktoś inny, i baza rozjeżdża się z rzeczywistością w ciągu tygodnia.
- Brak ścieżki zgłoszenia nieaktualnej odpowiedzi. Ludzie zauważają błąd, poprawiają go sobie w głowie i idą dalej, więc ten sam błąd trafia do klienta miesiąc później.
- Prezentacje sprzedażowe trzymane w jednej bazie z procedurami. Agent cytuje obietnice z materiałów marketingowych jako obowiązujące warunki, a ktoś musi się z tego potem wycofywać przed klientem.
Nie masz jeszcze na czym ćwiczyć?
Agent w chmurze EU startuje w około minutę. Pierwsza subskrypcja pakietu Premium ma 5 dni za darmo, a kurs czytasz dalej niezależnie od tego.
Zobacz plany