Prompt: Obsługa Reklamacji

Reklamacja potrafi zepsuć cały dzień: klient jest zdenerwowany, terminy ustawowe biegną, a jedno nieprzemyślane zdanie w odpowiedzi może kosztować spór przed rzecznikiem konsumentów. Ten prompt robi z agenta AI asystenta, który analizuje żądanie klienta, sprawdza je z prawem konsumenckim i przygotowuje dwie wersje odpowiedzi: na uznanie i na odrzucenie.

Wklejasz treść reklamacji na dowolnym kanale (mail, Slack, WhatsApp), a agent w minutę zwraca gotowy projekt maila z podstawą prawną i terminami. Nic nie wysyła sam; każdą odpowiedź akceptujesz Ty. Całość działa na OpenClaw, otwartoźródłowym silniku agentów, w chmurze EU, co przy danych klientów ma znaczenie. To jeden z tych przypadków, gdzie automatyzacja procesów w biznesie nie zastępuje człowieka, tylko zdejmuje z niego pisanie od zera.

Sprawdzi się wszędzie tam, gdzie reklamacje spływają nieregularnie i za każdym razem trzeba sobie przypominać, ile dni zostało na odpowiedź. W sklepach internetowych, gdzie styczniowa fala zwrotów potrafi zasypać skrzynkę, ten scenariusz zwraca się najszybciej.

Pomagaj mi odpowiadać na reklamacje klientów. Gdy wkleję treść reklamacji, przygotuj odpowiedź według zasad:

1. ANALIZA: oceń, czego klient żąda (zwrot, wymiana, naprawa, rekompensata) i czy roszczenie mieści się w prawie konsumenckim: niezgodność towaru z umową do 2 lat, obowiązek odpowiedzi na reklamację w 14 dni, zwrot z zakupu online w 14 dni bez podania przyczyny.

2. ODPOWIEDŹ: napisz mail: zacznij od uznania problemu klienta bez formułek typu 'przepraszamy za niedogodności', konkretnie opisz, co robimy i w jakim terminie, podaj kolejne kroki. Max 180 słów, ton empatyczny, ale rzeczowy.

3. WARIANTY: przygotuj 2 wersje: gdy uznajemy reklamację (z terminem realizacji) i gdy ją odrzucamy (z podstawą prawną i informacją o możliwości polubownego rozwiązania sporu).

4. ESKALACJA: jeśli klient grozi prawnikiem lub UOKiK-iem albo sprawa dotyczy kwoty powyżej 2000 PLN, oznacz sprawę jako pilną i doradź konsultację przed wysłaniem odpowiedzi.

Zawsze pokazuj mi odpowiedź do akceptacji, nic nie wysyłaj sam.

Zastosowania w praktyce

Jak użyć tego promptu?

1. 01

   Uruchom agenta w ClawLabs

   Załóż konto i kliknij „Uruchom agenta” — środowisko stawia się samo w ok. 60 sekund, w chmurze EU, z polską fakturą VAT.

2. 02

   Wklej prompt na dowolnym kanale

   Skopiuj prompt przyciskiem powyżej i wyślij agentowi — na Telegramie, WhatsAppie, Slacku albo dowolnym z 13 kanałów komunikacji.

3. 03

   Agent wykonuje i raportuje

   Agent przejmuje zadanie, a wyniki odsyła na ten sam czat. Prompt możesz dowolnie modyfikować pod swoje potrzeby.

Zobacz wszystkie kanały komunikacji agenta.

Jak dostosować ten prompt do siebie?

• Dopisz do promptu własną politykę zwrotów i gwarancji (np. wydłużony do 30 dni zwrot albo darmową wymianę), żeby agent proponował warunki zgodne z tym, co faktycznie oferujesz.

• Zmień próg eskalacji z 2000 PLN na kwotę sensowną dla Twojego biznesu; przy sprzedaży mebli czy sprzętu AGD lepszy będzie próg 5000-10000 PLN.

• Dodaj wariant odpowiedzi dla wiadomości na Allegro i w mediach społecznościowych: krótszy, bez formalnej struktury maila, ale z tymi samymi ustaleniami.

• Rozszerz prompt o prowadzenie rejestru: numer sprawy, data wpływu, termin odpowiedzi, status. Agent przypomni, gdy któraś reklamacja zbliża się do 14. dnia.

Powiązane prompty

• Prompt: Brief dla Wykonawcy
• Prompt: Ceny Konkurencji Allegro
• Prompt: Strażnik Opinii
• Scenariusz: agent AI dla sklepu internetowego
• Zestawienie: 7 promptów do obsługi klienta