7 min czytania

Jak pozwolić agentowi umawiać spotkania w kalendarzu

Umawianie spotkań to wymiana kilku wiadomości o niczym, powtarzana w kółko. Nadaje się do automatyzacji, ale to jedno z pierwszych zadań, w których agent dostaje prawo zapisu, a nie tylko odczytu.

Ma sens, gdy

Spotkania o powtarzalnym charakterze i stałej długości: konsultacje, prezentacje, wizyty, rozmowy wstępne.

Odpuść, gdy

Terminy wymagające koordynacji wielu osób i sal albo negocjacji priorytetów. Tam człowiek podejmuje decyzję, której agent nie ma na czym oprzeć.

Czego potrzebujesz

CalendarReminderEmail DrafterCron Scheduler

Wszystkie z katalogu skilli, włączasz je w panelu agenta.

Krok po kroku

  1. 1

    Zacznij od samego odczytu

    Przez pierwszy tydzień niech agent tylko sprawdza dostępność i proponuje terminy, a wpisuje je człowiek. Zobaczysz, czy dobrze rozumie Wasz kalendarz, zanim dostanie prawo w nim pisać.

  2. 2

    Zdefiniuj okna, w których wolno umawiać

    Podaj dni i godziny, minimalny czas wyprzedzenia i przerwę między spotkaniami. Bez tego dostaniesz cztery spotkania z rzędu bez oddechu albo prośbę o termin za godzinę.

  3. 3

    Opisz, co jest blokadą, choć nie wygląda na spotkanie

    Dojazd, przerwa na lunch, blok na pracę własną. Agent widzi tylko wpisy w kalendarzu, więc jeśli czegoś tam nie ma, potraktuje ten czas jako wolny. To najczęstsze źródło zdziwienia w pierwszym tygodniu.

  4. 4

    Wymuś potwierdzenie przed zapisem

    Agent proponuje trzy terminy, rozmówca wybiera, dopiero potem powstaje wpis. Ten jeden krok eliminuje większość błędnych rezerwacji, a rozmówcy i tak wolą wybrać sami.

  5. 5

    Ustaw przypomnienie i możliwość odwołania

    Przypomnienie dzień wcześniej ogranicza nieobecności bardziej niż jakakolwiek zmiana w samym umawianiu. Zadbaj też, żeby odwołanie było proste, bo inaczej ludzie po prostu nie przyjdą.

Co psuje się najczęściej

Spotkanie wpisane w innej strefie czasowej

Podaj strefę wprost w promptcie i wymagaj jej w potwierdzeniu. Przy rozmówcach spoza kraju to najczęstszy błąd i najbardziej kłopotliwy, bo wychodzi dopiero o umówionej godzinie.

Agent umawia na dzień, w którym macie urlop

Urlop musi być wpisany w kalendarz jako wydarzenie zajmujące cały dzień. Informacja, że ktoś jest na urlopie, żyjąca tylko w głowie zespołu, jest dla agenta niewidoczna.

Dwie osoby dostają ten sam termin

Zdarza się, gdy dwie rozmowy trwają równolegle. Skróć czas ważności propozycji do kilkunastu minut i każ agentowi sprawdzać dostępność ponownie tuż przed zapisem.

Częste pytania

Czy agent może odwoływać i przekładać spotkania?+

Technicznie tak, ale odradzamy na starcie. Odwołanie to działanie nieodwracalne z perspektywy drugiej strony, która już zaplanowała sobie dzień. Zostawcie to człowiekowi przynajmniej do czasu, aż agent przez kilka tygodni bezbłędnie umawia.

Czym to się różni od zwykłego narzędzia do rezerwacji?+

Narzędzie rezerwacyjne wymaga, żeby rozmówca wszedł na stronę i wybrał slot. Agent umawia w trakcie rozmowy, którą tamten i tak prowadzi. Jeśli Wasi klienci chętnie klikają w linki, klasyczne narzędzie bywa prostsze i tańsze.

Inne poradniki

Podstawy tłumaczymy od zera w bezpłatnym kursie.

Przetestuj to na własnym agencie

Uruchomienie zajmuje około minuty, a pierwsza subskrypcja ma 5 dni za darmo.

Zobacz plany