6 min czytania

Jak zlecić agentowi wystawianie faktur

Zacznijmy od zastrzeżenia, bo tu jest ono ważniejsze niż w innych poradnikach: agent może przygotować dokument, ale za jego poprawność odpowiadacie Wy, a nie narzędzie.

Ma sens, gdy

Powtarzalne faktury o stałej strukturze: abonamenty, stałe usługi, rozliczenia godzinowe z arkusza.

Odpuść, gdy

Rozliczenia o skomplikowanym VAT, transakcje zagraniczne, odwrotne obciążenie i wszystko, przy czym Wasza księgowa musi się zastanowić.

Czego potrzebujesz

Invoice GeneratorFile ManagerCSV AnalyzerEmail Drafter

Wszystkie z katalogu skilli, włączasz je w panelu agenta.

Krok po kroku

  1. 1

    Ustal, skąd biorą się dane

    Faktura to przepisanie danych z jednego miejsca w drugie. Wskaż to pierwsze miejsce konkretnie: arkusz z przepracowanymi godzinami, lista abonamentów, eksport z systemu. Jeśli dane są w trzech miejscach naraz, najpierw uporządkujcie to, a nie automatyzujcie.

  2. 2

    Numerację trzymaj poza agentem

    To ważniejsze, niż wygląda. Numer faktury musi być ciągły i niepowtarzalny, a agent generujący go samodzielnie prędzej czy później się pomyli albo powtórzy. Pobierajcie kolejny numer z arkusza albo systemu, który jest jedynym źródłem prawdy.

  3. 3

    Zablokuj stawki VAT do listy dozwolonych

    Wypisz w promptcie dopuszczalne stawki i napisz, że przy jakiejkolwiek innej sytuacji agent ma nie wystawiać faktury, tylko zgłosić sprawę. Zgadywanie stawki jest tu najgorszym możliwym zachowaniem.

  4. 4

    Wstaw akceptację człowieka przed wysyłką

    Agent generuje PDF i odkłada go do zatwierdzenia, a wysyła dopiero po akceptacji. Sprawdzenie gotowego dokumentu zajmuje kilkanaście sekund, a korekta wysłanej faktury kosztuje znacznie więcej.

Co psuje się najczęściej

Kwota brutto nie zgadza się o grosz

Klasyczne zaokrąglanie przy liczeniu VAT-u od pozycji zamiast od sumy. Ustal jedną metodę i zapisz ją w promptcie, zamiast liczyć na to, że wyjdzie tak samo.

Dane kontrahenta z literówką

Nie pozwól agentowi przepisywać ich z pamięci rozmowy. Niech pobiera je z jednej bazy kontrahentów, a przy braku wpisu zgłasza problem, zamiast tworzyć nowy rekord.

Faktura wystawiona dwa razy

Dopisz sprawdzanie, czy dla danego okresu i kontrahenta dokument już istnieje. Przy fakturach cyklicznych to najczęstszy błąd, zwłaszcza po ręcznym uruchomieniu zadania.

Częste pytania

Czy to spełnia wymogi KSeF?+

Sam wygenerowany PDF nie jest odpowiedzią na wymogi Krajowego Systemu e-Faktur i nie traktujcie tego poradnika jako porady w tym zakresie. Jeśli podlegacie KSeF, to system fakturowy musi się z nim integrować, a agent może co najwyżej przygotowywać dane wejściowe. Skonsultujcie to z księgowością.

Czy agent może też pilnować płatności?+

Może przypominać o zbliżającym się terminie i sygnalizować przeterminowane pozycje, jeśli ma dostęp do informacji o wpłatach. Samo wysyłanie wezwań do zapłaty zostawcie człowiekowi, bo to komunikacja o skutkach finansowych i relacyjnych.

Inne poradniki

Podstawy tłumaczymy od zera w bezpłatnym kursie.

Przetestuj to na własnym agencie

Uruchomienie zajmuje około minuty, a pierwsza subskrypcja ma 5 dni za darmo.

Zobacz plany