7 min czytania

Jak zamienić nagrania spotkań w notatki z ustaleniami

Notatki ze spotkań mają tę właściwość, że wszyscy uznają je za potrzebne i nikt nie chce ich pisać. To dobry kandydat na automatyzację, pod warunkiem że pilnujecie jednej rzeczy.

Ma sens, gdy

Spotkania statusowe i projektowe, gdzie liczą się ustalenia i zadania, a nie dosłowny przebieg dyskusji.

Odpuść, gdy

Rozmowy, w których liczy się dokładne brzmienie wypowiedzi: negocjacje, rozmowy dyscyplinarne, cokolwiek o skutkach prawnych. Tam potrzebny jest zapis, a nie streszczenie.

Czego potrzebujesz

Audio TranscribeSummarizerNote TakerEmail Drafter

Wszystkie z katalogu skilli, włączasz je w panelu agenta.

Krok po kroku

  1. 1

    Uprzedź uczestników przed nagrywaniem

    To nie jest formalność. Nagrywanie bez wiedzy rozmówców jest problematyczne prawnie i towarzysko, a zgoda na starcie zajmuje jedno zdanie. Powiedz też wprost, że transkrypcję robi narzędzie AI.

  2. 2

    Zadbaj o jeden dobry mikrofon

    Jakość transkrypcji zależy od nagrania bardziej niż od modelu. Spotkanie nagrane laptopem z drugiego końca sali da wynik, który trzeba poprawiać dłużej, niż zajęłoby napisanie notatki ręcznie.

  3. 3

    Poproś o trzy sekcje, nie o streszczenie

    Ustalenia, zadania z osobą odpowiedzialną i terminem, sprawy nierozstrzygnięte. Ta trzecia sekcja jest najcenniejsza, bo to zwykle ona wraca na następnym spotkaniu jako niespodzianka.

  4. 4

    Wymuś oznaczanie niepewności

    Napisz, że jeśli z nagrania nie wynika jasno, kto wziął zadanie, agent ma to zaznaczyć zamiast przypisywać komukolwiek. Błędne przypisanie zadania jest gorsze niż jego brak, bo nikt go nie zweryfikuje.

  5. 5

    Niech notatkę zatwierdza prowadzący

    Zanim notatka pójdzie do zespołu, przegląda ją osoba, która prowadziła spotkanie. Zajmuje to dwie minuty i ustawia właściwą odpowiedzialność: za ustalenia odpowiada człowiek, nie narzędzie.

Co psuje się najczęściej

Agent myli osoby mówiące

Przy nagraniu z jednego mikrofonu rozróżnianie głosów bywa zawodne. Prościej poprosić uczestników, żeby przedstawiali się przy pierwszej wypowiedzi, niż walczyć z tym po fakcie.

Żargon firmowy zapisany fonetycznie

Podaj w promptcie listę nazw własnych: produktów, projektów, skrótów. Kilkanaście słów potrafi usunąć większość takich błędów.

Notatka gubi decyzję podjętą mimochodem

Najtrudniejszy przypadek, bo takie decyzje zapadają w pół zdania. Dopisz polecenie wychwytywania sformułowań w rodzaju „to zróbmy tak” i wypisywania ich osobno do potwierdzenia.

Częste pytania

Czy transkrypcja radzi sobie z polskim?+

Tak, i to dobrze, o ile nagranie jest wyraźne. Trudniej robi się przy mocnym żargonie branżowym, nakładających się wypowiedziach i przy przechodzeniu między polskim a angielskim w jednym zdaniu, co w zespołach technicznych zdarza się często.

Gdzie trafia nagranie?+

Do usługi transkrypcji, czyli poza Waszą infrastrukturę, chyba że korzystacie z modelu lokalnego. Przy spotkaniach dotyczących spraw poufnych to argument za wariantem lokalnym albo za rezygnacją z nagrywania.

Inne poradniki

Podstawy tłumaczymy od zera w bezpłatnym kursie.

Przetestuj to na własnym agencie

Uruchomienie zajmuje około minuty, a pierwsza subskrypcja ma 5 dni za darmo.

Zobacz plany